MO: Leerbaan secretaresse / BBL-leerling
Gemeente 's-Hertogenbosch

Anders   |   Werkervaringsplek   |   Tijdelijk   |   32 uur
Solliciteer (t/m 25-6-2019)

Leerbaan secretaresse/ BBL-leerling (32 uur)

Wil jij secretaresse worden maar heb je nog niet het vereiste diploma?  Wij hebben plek voor een leergierige en enthousiaste leerling die via een BBL leer/werktraject het vak van secretaresse wil leren. Je werkt wekelijks 32 uur en je gaat vanaf het schooljaar 2019/2020 één dag per week naar school. De BBL-opleiding duurt in principe 3 jaar maar kan ook versneld doorlopen worden.

De functie

Je werkt mee in een pool van secretaresses. Daar leren we je werkzaamheden zoals het bestellen van bloemen, verdelen van digitale post, verwerken van e-mails en vooral het plannen van afspraken voor verschillende opdrachtgevers inclusief het reserveren van vergaderruimtes daarvoor. Als je eraan toe bent ga je ook aan de slag met andere secretaressetaken, zoals het organiseren van bijeenkomsten, het voorbereiden van vergaderingen, persoonlijk agendabeheer en het maken van inhoudelijke verslagen.  

Je profiel

  • Je bent schoolverlater en start in het schooljaar 2019/2020 met een BBL opleiding managementassistent / directiesecretaresse, niveau 4.
  • Je kunt goed samenwerken. Je bent je ervan bewust dat goed samenwerken en een goede werksfeer in ieders belang is waardoor het team meer en sneller succes heeft bij het behalen van de teamdoelen.
  • Je bent flexibel. Je moet snel kunnen switchen tussen telefoon, bezoek en vragen van collega’s. Dat betekent dat wat je van plan bent te doen vaak onderbroken wordt door iets wat nog belangrijker is. Je werkt in een pool en dat betekent dat je flexibel kunt worden ingezet voor ondersteuning aan diverse opdrachtgevers in de breedste zin van het woord.
  • Je bent klantgericht. Je kunt je goed inleven in de klant en bent servicegericht. Niet alleen voor externe klanten, maar ook voor je collega’s.
  • Je bent en werkt zorgvuldig en accuraat. Dit houdt in dat je nauwkeurig werkt en dat mensen erop kunnen vertrouwen dat je goed werk aflevert. Je hebt als secretaresse vaak te maken met vertrouwelijke informatie en hier moet je zorgvuldig mee omgaan. Het secretariaat kent vaak een veelheid van taken en spoedklussen. Je moet snel kunnen werken zonder dat het ten koste gaat van je accuratesse.
  • Je houdt van overzicht en je kunt goed prioriteiten stellen. Het secretaressewerk is vaak veelzijdig, wat betekent dat er 1001 dingen op je pad komen die aandacht nodig hebben. Een goede secretaresse houdt overzicht. Omdat er vaak veel vragen tegelijk op je af komen, is het belangrijk dat je goed prioriteiten moet kunnen stellen. Welke klus moet het eerst af? Wat kan nog even blijven liggen? Timemanagement speelt hierbij een belangrijke rol.
  • Je beschikt over goede mondelinge, non-verbale en schriftelijke communicatievaardigheden. Je bent vaak het visitekaartje van de organisatie en eerste aanspreekpunt. Daarbij is het belangrijk dat je goed uit je woorden komt, de juiste aanspreekvorm gebruikt, passend bij de organisatie. Je schrijft foutloos en passend bij de stijl van de organisatie.
  • Je kunt omgaan met hoge werkdruk, ofwel je bent stressbestendig. Natuurlijk heeft iedereen zijn grenzen, maar een secretariaat kent vaak veel klussen die onvoorspelbaar kunnen zijn, maar wel snel af moeten. Als je afdelingshoofd/leidinggevende een kans ziet voor een nieuwe opdracht, kan het maar zo zijn dat je op heel korte termijn een bijeenkomst moet plannen met een flink aantal deelnemers. Dat kan je planning flink overhoop halen. Dit hoort er nu eenmaal bij.
  • Je bent integer. Je leest berichten uit post of mail van leidinggevenden en hoort bij sommige overleggen gevoelige informatie die nog niet gedeeld kan worden. Jouw kracht is dat mensen jou kunnen vertrouwen en dat jij zorgvuldig omgaat met de informatie die zij met je delen.

Ons aanbod

Een geweldige gemeente. Een gemeente die de kracht van bewoners, instellingen en bedrijven opzoekt. Een bedrijfscultuur die zich kenmerkt door hard werken in een ontspannen werkklimaat. Het betreft een leerbaan waarvoor je een tijdelijk contract krijgt middels een BBL overeenkomst. Als je goed je best doet op school en op het werk, kun je rekenen op verlenging van je contract gedurende je opleiding. Er zijn ook mogelijkheden na je opleiding. Het salaris bedraagt het Wettelijk Minimum Jeugdloon.

De afdeling

De functie is ondergebracht bij de afdeling MO Services, onderdeel van de sector Maatschappelijke Ontwikkeling (MO). De sector MO is verantwoordelijk voor beleid en uitvoering op gebied van het sociaal domein. Als secretaresse maakt je deel uit van de secretaressepool binnen de stafafdeling

MO-Services en werk je voor alle afdelingen binnen de sector. MO-Services is verantwoordelijk voor advies en ondersteuning op gebied van inkoop, subsidie, communicatie en juridische kwaliteitszorg. Daarnaast verzorgt de afdeling coördinatie van klachten voor de sector.

Meer informatie

Voor meer informatie over de functie kunt u contact opnemen met mevrouw D. Gloudemans van de afdeling MO Services, tel. (073) 615 58 41. Voor meer informatie over de procedure kun je contact opnemen met Marieke Haeve (06) 1525 3314

 

De sollicitatieprocedure

Je sollicitatie kun je tot en met 25 juni 2019 indienen. Op 27 juni 2019 laten we je al weten of je geselecteerd bent voor een gesprek.

 

Omwille van de planbaarheid hebben wij onze agenda’s om jou te ontmoeten vast vrij gemaakt op maandag 1 juli en dinsdag 2 juli 2019.

Interesse?

Solliciteer dan nu via onderstaand sollicitatieformulier

Competenties

Samenwerken
Nauwkeurigheid
Plannen en organiseren

Acquisitie

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieformulier

Heb je een account op Werken bij 's-Hertogenbosch?
en solliciteer eenvoudig met jouw ePortfolio.

Persoonsgegevens

Aanhef*
Dhr. Mevr.
*
*
*
*

Motivatiebrief

Ik wil een motivatiebrief als bijlage toevoegen

Curriculum vitae

Bijlage(n)

Controlecode *
captcha code

Herhaal de 2 codes. Let op het gebruik van grote en kleine letters.

Voorwaarden van de website